Configuración de los periodos contables en SAP Business One

En pocos pasos aprenderás a realizar esta tarea de vital importancia en los informes financieros.

El primer paso, que se debe realizar para comenzar a trabajar, es el de establecer los períodos contables.

Hay que determinar si dichos períodos contables serán mensuales, diarios o con otra frecuencia diferente. Se determina si el ejercicio fiscal corresponderá al año natural o se establecerá entre dos años naturales.

Para configurar los períodos contables, debemos acceder por:

Gestión -> Inicialización del sistema ->Períodos contables.

Desde aquí podemos actualizar los períodos generados (como los rangos de fechas) y crear nuevos. También podemos establecer o cambiar el inicio del ejercicio fiscal.

<p”>Si seleccionamos la opción “Modificación automática de status de período a ‘Período de cierre’”, se habilita el campo de fecha de cuándo se aplica el cambio automático de status de los periodos de contabilización ya finalizados a “Periodo de cierre”.

De forma predeterminada, el valor de este campo es 1 (día 1 del mes).   Si en este campo se pusiera un valor distinto de 1, p.ejem. ‘5’, aunque el período actual ya hubiese terminado, su status no se cambiará hasta el 05.0X+1.0X.

Para la creación de Períodos Nuevos, iremos a “Pedido Nuevo”, y aparecerá a continuación la pantalla para la definición de nuevos períodos.

En esta ventana se definen:

• El Código de Período. Indicar un código para el período. Normalmente se pone el año.
• El Nombre de Período. Indicar un nombre para el período. Normalmente se pone el año
• Subperíodos: Subdivisión del período que se desee (Anual, Trimestral, Meses o Días):

• • Ejercicio: Si se selecciona esta opción SAP Business One no permitirá la creación de períodos contables adicionales.
  • Trimestres: Se crearán cuatro períodos contables, uno por trimestre.
  • Meses: Se crearán 12 período contables. Esta es la opción recomendada ya que facilita el cierre parcial mes a mes facilitando el análisis de la situación de la empresa.
  • Días: Si se selecciona esta opción se abre una ventana para elegir la cantidad de períodos contables que se quieran gestionar en la empresa.

• Indicador de Período: Se selecciona del desplegable el indicador que corresponda.
• Debemos vincular el mismo indicador de período tanto al período contable seleccionado como a la serie de numeración de documentos seleccionada.
• Esto permitirá que para cada tipo de documento la numeración se pueda inicializar a 1 en cada período.
• Status del Período: A la hora de crear un período nuevo, éste aparece, por defecto, como “Desbloqueado”, permitiendo la contabilización sobre él.
• Una vez creados los periodos, en este campo se puede modificar el status según las necesidades de la empresa. Los diferentes status que existen son:

• • Desbloqueado: El período está disponible para realizar contabilizaciones por todos los usuarios del sistema.
  • Desbloqueado excepto Ventas: Se pueden realizar contabilizaciones ya que el periodo está desbloqueado excepto las contabilizaciones del módulo de ventas que estarían bloqueadas.
  • Cierre del período: El período está cerrado y sólo podrán contabilizar los usuarios que tengan autorización para realizar operaciones con este status.
  • Bloqueado: No se permiten contabilizaciones por parte de ningún usuario. Para poder modificar estos periodos el usuario debe tener autorización para ello. El status del periodo se puede modificar tantas veces cómo sea necesario.

• Unos Rangos de Fechas:

• • Fecha de Contabilización. Rango de fechas del período (p.ejem: 01/08/2013 – 31/08/2013).
  • Fecha de Vencimiento. Rango de fechas para considerar los vencimientos. Aquí determinaremos, desde la fecha de inicio del período anterior hasta una fecha lejana en el tiempo (p.ejem: 01/08/2008 – 31/12/2049).
  • Fecha del Documento.Rango de fechas para la creación de documentos. Aquí también determinaremos, desde la fecha de inicio del período anterior hasta una fecha lejana en el tiempo (p.ejem: 01/08/2008 – 31/12/2049).