¿Cuáles son las estrategias para implementar la gestión documental en una empresa?

Te lo mostramos con un caso práctico en Alfresco

Un ECM (Enterprise Content Manager) o, como se le conoce en español, Sistema de Gestión Documental, se está convirtiendo en una pieza clave en la digitalización de los procesos empresariales.

Actualmente, la cantidad de información generada por las compañías crece de forma exponencial y los antiguos sistemas de almacenamiento presentan demasiadas carencias. Un sistema de gestión documental asegura una información organizada y eficiente, favoreciendo la productividad empresarial.

¿Cuáles son las estrategias para implementar la gestión documental en una empresa?

Por tanto, un sistema de gestión documental se podría definir como: aquel sistema informático creado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización.

No me extenderé más en este concepto ya que hemos hablado ampliamente de este tema en otros artículos como ¿qué puede aportar a mi empresa un sistema ECM? o, también, ¿por qué la gestión documental es vital para mi empresa?

Por nuestra experiencia en ofrecer e integrar sistemas de gestión documental en Canarias, las estrategias para realizar su implantación son múltiples y están en función de las necesidades de la empresa:

Un único sistema ECM para toda la compañía

Este es sin duda una estrategia recomendada. Tener diferentes sistemas ECM impide la explotación transversal de la información de la organización. Suele ser una implantación gradual y planificada que vaya teniendo en cuenta las necesidades de cada departamento.

Un único sistema ECM como respaldo al sistema de información de la compañía

Este caso es mucho más ambicioso que el anterior puesto que implica que todas las herramientas tecnológicas de la organización utilizan el ECM como repositorio centralizado de documentos. Es decir, estamos hablando de un escenario de integración entre el gestor documental y las aplicaciones de negocio de la empresa.

Un sistema ECM para resolver un proceso de negocio

Este método es el que suelen seguir muchas compañías. Se trata normalmente de digitalizar un proceso de negocio concreto que genera una cantidad excesiva de documentación y ralentiza la gestión. En estos casos, el beneficio es percibido de forma más clara porque es más fácil medir el problema y su solución.

Como ejemplo de este último escenario de implantación de un gestor documental vamos a ver el caso práctico de un proceso sencillo de compras sobre el ECM Alfresco.

Creación y configuración de un “Sitio”

Para el proceso de compras se ha definido un Sitio llamado Compras. El flujo requiere de una serie de carpetas y archivos para su correcto funcionamiento. 

En la Biblioteca de documentos del Sitio Compras tenemos las siguientes carpetas:

Expedientes de compras en trámites, expedientes de compras terminados, plantillas procedimientos de compras, organigrama, solicitud de compra, entre muchas otras.

Iniciar un Workflow

Para iniciar el Workflow de Solicitud de Compras, en el panel de inicio del usuario pulsaremos en Iniciar un flujo de trabajo.

Se nos mostrara una pantalla con un desplegable en el cual seleccionaremos Solicitud de Compra. Se nos abrirá un formulario que tenemos que rellenar, luego pulsamos el botón Iniciar un flujo de trabajo.

Una vez realizado este paso, le llegará la primera tarea al creador de la Solicitud de Compra.

Realizar una tarea

Según el proceso, una vez subido un documento se generará una tarea que será notificada al/los usuarios asignados.

Para realizar una tarea, entraremos en nuestro panel de inicio de usuario en el Gestor Documental y en el deshiles de Mis Tareas tendremos las tareas pendientes. Una tarea puede ser, por ejemplo, adjuntar documentación (como por ejemplo una certificación de un nuevo proveedor).

Aprobar o Rechazar solicitud

En esta tarea tendremos que comprobar la información de la solicitud y aprobarla para que siga su curso o rechazarla (si la rechazamos el flujo de compras terminará y el usuario recibirá una notificación, para volver a poner en marcha la solicitud el usuario tendrá que iniciar el proceso desde el principio).

En esta tarea veremos en la parte superior los datos de la solicitud.

En la sección Elementos estarán todos los documentos asociados a la compra (Solicitud, presupuestos, informes…). Para comprobar los documentos haremos clic en Ver más acciones y se nos abrirá la pantalla de resumen del documento.

En dicha pantalla, veremos la sección respuesta, en la cual tenemos un combo para Aprobar o Rechazar la solicitud. El usuario tendrá que revisar los documentos asociados a la solicitud y Aprobarla o Rechazarla, en el caso de rechazarla rellenara el campo Motivo del rechazo.

Una vez realizada la comprobación pulsaremos el botón Tarea hecha.

En conclusión, el sistema de gestión documental Alfresco beneficia tanto a la empresa como a los usuarios de los sistemas informáticos aportando:

  • Mejor imagen ante el usuario, las auditorías, la competencia y empresas del medio.
  • Incremento de los estándares de seguridad en el manejo de documentos.
  • Reducción de costes asociados a mala toma de decisiones por falta de información.
  • Reducción de la documentación física y, por tanto, menor impacto sobre el medio ambiente.

Si estás interesado/a en implantar un sistema de gestión documental en Canarias, no dudes en contactar con nosotros y analizaremos tus procesos para ofrecer la mejor solución para tu empresa.

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Sobre el Autor

Rubén Mateos

Rubén Mateos

Asesor Tecnológico.

Su función principal es el asesoramiento a pymes acerca de soluciones tecnológicas para la mejora de sus procesos.

Ingeniero Técnico en Informática de Sistemas, posee larga experiencia en la consultoría preventa de soluciones de software para pymes y despachos profesionales en diferentes empresas del sector tecnológico.

Interesado en cualquier tecnología que sirva para hacer más eficientes los procesos de las empresas, consiguiendo de esta forma que sean más productivas y, como consecuencia, más rentables.

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