La creación y gestión de etiquetas paso a paso

Como ya sabemos, Alfresco es un sistema de administración de contenidos de código fuente libre desarrollado en Java, que es usado como Software de Gestión Documental (ECM) para documentos, webs, etc.

Se trata pues, de una aplicación multiplataforma que integra otras tecnologías existentes en una organización como LDAP, MS, Office, LibreOffice, Outlook o Thunderbird. Además es un producto muy competitivo y en constante mejora y evolución.

Además de la gestión documental, cubre otras funcionalidades como la gestión de Contenidos Empresariales, Trabajo Colaborativo, Gestión de registros, Gestión del Conocimiento, Gestión de contenidos Web, y Gestión de imágenes.

Todas las organizaciones, sea cual sea su tamaño, generan grandes cantidades de información y documentación.Hay diversos aspectos relacionados con el tratamiento de ésta información, que tienen especial relevancia para la empresa. Por ejemplo, la clasificación y el orden de esta información y estos documentos, puede influir tanto positiva como negativamente en la eficiencia de la empresa.

En resumen, la calidad y productividad del trabajo de la empresa mejorará sin duda con un sistema de gestión documental capaz de centralizar y controlar el flujo de la documentación en la empresa.

Como ves, ordenar tus documentos puede ser una tarea tediosa y un tanto farragosa pero muy útil, por eso hoy vamos a enseñarte cómo hacerlo de manera simple y fácil con Alfresco.

Una forma eficaz e incluso imprescindible de clasificar todos estos archivos mediante este software, es la creación y gestión de etiquetas, una acción simple pero efectiva para catalogar tus documentos. Por eso te vamos a hablar de cómo hacerlo. Basta con seguir los pasos que se exponen a continuación, así que presta atención y no te pierdas ni un punto:

Para crear una etiqueta nueva, lo podemos hacer desde el panel lateral de propiedades de un documento cualquiera.

En la sección de herramientas, pulsaremos en el lápiz, que nos mostrará el formulario de propiedades del documento. Pulsaremos en el botón seleccionar que hay debajo del título Etiquetas: y nos abrirá la ventana etiquetas.

Aquí podemos elegir una o varias etiquetas para asignarlas al documento o crear una etiqueta nueva.

Para gestionar las etiquetas iremos a herramientas de administración y luego pulsamos en el menú de la izquierda, administrador de etiquetas.

Aquí podemos editar y borrar las etiquetas con el menú de acciones. Si pulsamos en el nombre de una etiqueta, nos mostrará los documentos que contienen la etiqueta pulsada.

Y con estos sencillos pasos ya tenemos creadas nuestras etiquetas o “Tags”. Así de fácil y rápido es realizar pequeños procesos, que son importantes, en un ECM como Alfresco, tal y como hemos enseñado anteriormente en otros artículos similares.